Elephanto Blog

Für IT-Verantwortliche in deutschen Unternehmen war IT Asset Management (ITAM) noch nie so wichtig wie heute. Die DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen wissen müssen, welche Geräte personenbezogene Daten verarbeiten – und wer Zugang dazu hat. Excel-Tabellen und manuelle Inventarlisten reichen dafür längst nicht mehr aus.

Was ist IT Asset Management?

IT Asset Management ist der systematische Prozess, alle IT-Ressourcen eines Unternehmens zu erfassen, zu verwalten und zu optimieren – vom Laptop des neuen Mitarbeiters bis zur Serverlizenz. Ein gutes ITAM-Tool gibt Ihnen jederzeit Antwort auf die entscheidenden Fragen:

• Welche Geräte haben wir – und wo befinden sie sich?
• Wem sind diese Geräte zugewiesen?
• Wann laufen Garantien und Lizenzen aus?
• Welche Geräte sind nicht mehr compliant?

Warum ist ITAM für deutsche Unternehmen besonders wichtig?

Deutsche Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen: Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verlangt eine lückenlose Dokumentation aller Geräte, die personenbezogene Daten verarbeiten. Das betrifft praktisch jeden Laptop, jedes Smartphone und jeden Server im Unternehmen. Ohne eine aktuelle, korrekte IT-Asset-Datenbank ist eine DSGVO-konforme Datenverarbeitungsübersicht (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Art. 30 DSGVO) nicht möglich.

Hinzu kommen das BSI IT-Grundschutz-Kompendium und zunehmend auch ISO 27001-Anforderungen – beide verlangen ein gepflegtes Asset-Inventar als Grundlage für die Informationssicherheit.

Was muss eine ITAM-Software für Deutschland können?

Nicht jede ITAM-Software ist für den deutschen Markt geeignet. Hier sind die wichtigsten Kriterien für IT-Teams in DACH:

• Hosting in Deutschland oder der EU: Ihre Asset-Datenbank enthält Mitarbeiterdaten (Gerätezuweisungen). Die Speicherung außerhalb der EU erfordert zusätzliche rechtliche Absicherung (Standardvertragsklauseln). Deutschland-Hosting ist der einfachste Weg zur DSGVO-Konformität.
• MDM-Sync mit Intune und Jamf: Wer Geräte manuell erfasst, hat immer veraltete Daten. Die Synchronisation mit Microsoft Intune und Jamf stellt sicher, dass Ihr ITAM-Inventar immer aktuell ist – automatisch.
• M365- und Google-Workspace-User-Sync: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen alle ihm zugewiesenen Assets sofort sichtbar sein. Die automatische Synchronisation mit Ihrer Benutzerverwaltung ist entscheidend.
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung: Nicht jeder Mitarbeiter darf jedes Asset sehen. Granulare Berechtigungen sind Pflicht.
• Audit-Trail: Wer hat wann was geändert? Ein unveränderlicher Audit-Log ist für Prüfungen unerlässlich.

Was kostet eine gute ITAM-Software?

Der Markt für ITAM-Tools ist breit gefächert – und die Preisunterschiede sind enorm. Enterprise-Lösungen wie ServiceNow oder ManageEngine kosten schnell mehrere tausend Euro pro Jahr, oft abhängig von der Gerätezahl. Für KMU mit 50–500 Geräten ist das unverhältnismäßig teuer.

Die günstigste etablierte Alternative, Snipe-IT, ist Open Source – aber ohne MDM-Sync, ohne automatische Workflows und ohne deutschen Support. Unternehmen, die Snipe-IT wählen, müssen erhebliche Zeit in Konfiguration und Wartung investieren.

Elephanto wurde speziell für diesen Bedarf entwickelt: DSGVO-nativ, in Deutschland gehostet, mit Intune- und Jamf-Sync – zu einem Preis von €10 pro IT-Admin-Seat pro Monat für unbegrenzte Geräte. Bei 100 Geräten und einem Admin-Seat entspricht das €0,10 pro Gerät und Monat.

Fazit

IT Asset Management Software für Deutschland muss heute mehr können als nur eine Inventarliste führen. DSGVO-Konformität, MDM-Sync und deutsche Hosting sind keine Nice-to-haves – sie sind Grundvoraussetzungen für IT-Teams, die professionell arbeiten wollen. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Tools ist das auch für KMU erschwinglich.

Die DSGVO gilt nicht nur für Kundendatenbanken und Marketingsoftware. Jedes IT-System, das personenbezogene Daten verarbeitet – und dazu gehören praktisch alle Firmengeräte – muss DSGVO-konform verwaltet werden. Ihr ITAM-Tool ist dabei ein zentraler Baustein.

Hier sind die sieben wichtigsten Anforderungen, die ein DSGVO-konformes IT Asset Management Tool erfüllen muss:

1. Datensparsamkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Ihr ITAM-Tool sollte nur die Daten erfassen, die tatsächlich notwendig sind. Gerätemodell, Seriennummer, Zuweisungsdaten – ja. Persönliche Details, die nichts mit dem Asset zu tun haben – nein. Prüfen Sie, welche Datenfelder Ihre ITAM-Software standardmäßig speichert und deaktivieren Sie alles, was nicht benötigt wird.

2. Nachweis der Rechtsgrundlage

Die Erfassung, wem ein Gerät zugewiesen ist, ist ein personenbezogenes Datum. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist in der Regel das berechtigte Interesse des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. f) oder ein Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Dokumentieren Sie dies in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

3. Löschkonzept (Art. 5 Abs. 1 lit. e)

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen seine personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Ihr ITAM-Tool muss das unterstützen: Gerätezuweisungen aufheben, Benutzerdaten löschen, historische Daten ggf. pseudonymisieren. Ein gutes ITAM-Tool bietet dafür automatisierte Prozesse.

4. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32)

Die DSGVO verlangt angemessene Sicherheit für personenbezogene Daten. Für Ihre ITAM-Datenbank bedeutet das: Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, regelmäßige Backups und Audit-Protokolle. Fragen Sie Ihren ITAM-Anbieter nach seinem Sicherheitskonzept.

5. Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28)

Wenn Sie eine Cloud-ITAM-Lösung nutzen, ist Ihr Anbieter ein Auftragsverarbeiter. Sie benötigen zwingend einen AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag). Seriöse Anbieter stellen diesen auf Anfrage bereit oder haben ihn bereits in ihren AGB verankert.

6. Betroffenenrechte (Art. 15–22)

Mitarbeiter haben das Recht, zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind (Auskunftsrecht), und unter Umständen deren Löschung zu verlangen. Ihr ITAM-Tool sollte es einfach machen, auf Anfragen zu reagieren – durch eine klare Benutzeransicht aller zugewiesenen Assets und eine einfache Möglichkeit, Daten zu exportieren oder zu löschen.

7. Meldepflicht bei Datenpannen (Art. 33/34)

Bei einem Datenschutzverstoß – etwa wenn ein nicht inventarisiertes Gerät mit Mitarbeiterdaten verloren geht – haben Sie 72 Stunden Zeit, dies der Aufsichtsbehörde zu melden. Ohne ein vollständiges IT-Asset-Inventar können Sie nicht wissen, welche Daten betroffen sind. ITAM ist hier kein Komfortfeature, sondern Pflicht.

ITAM-Tool DSGVO-Checkliste

„Wir haben 80 Geräte – für uns lohnt sich ein ITAM-Tool nicht." Diese Aussage hören wir oft von IT-Verantwortlichen in kleineren Unternehmen. Aber genau das Gegenteil ist wahr: Gerade für KMU ohne dediziertes IT-Team ist ein gutes ITAM-Tool ein Multiplikator, der Stunden pro Woche einspart.

Das Excel-Problem

Die meisten KMU starten mit Excel oder Google Sheets. Anfangs funktioniert das – aber sobald das Unternehmen wächst, entstehen typische Probleme:

• Veraltete Daten: Wer zieht in die Tabelle ein, wenn jemand einen neuen Laptop bekommt? Meistens niemand.
• Keine Warnungen: Excel erinnert Sie nicht, wenn eine Garantie ausläuft oder eine Lizenz ablaufen soll.
• Kein Audit-Trail: Wer hat das Gerät wann bekommen? Excel weiß es nicht.
• DSGVO-Risiko: Ihre Asset-Tabelle enthält Mitarbeiterdaten – ohne Zugriffsprotokoll ist das ein DSGVO-Problem.
• Offboarding-Chaos: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, finden Sie alle zugewiesenen Geräte erst nach langem Suchen.

Was kostet ein ITAM-Tool – und was kostet es Sie, keins zu haben?

Betrachten wir ein konkretes Beispiel: Ein KMU mit 100 Geräten und einem IT-Admin.

5 eingesparte Stunden pro Monat (konservativ berechnet) entsprechen bei einem IT-Admin-Gehalt von €50.000/Jahr einem Stundensatz von ~€24. Das ergibt eine monatliche Einsparung von ~€120 – bei Kosten von €10 für Elephanto. ROI: 12-fach.

Was kostet ITAM-Software für KMU?

Hier eine Übersicht der gängigen Optionen:

• Snipe-IT (Open Source, Self-hosted): Kostenlos – aber Serverwartung, Setup und Updates kosten Zeit. Kein MDM-Sync, keine Automatisierung.
• InvGate / AssetSonar: ~$2–4 pro Gerät/Monat – für 100 Geräte €200–400/Monat.
• Vizor: ~$2,08 pro Gerät/Monat – für 100 Geräte ~€2.500/Jahr.
• Freshservice (ITSM mit ITAM): Ab €15 pro Agent/Monat, Gerätezahl begrenzt nach Plan.
• Elephanto: €10 pro IT-Admin-Seat/Monat, unbegrenzte Geräte. Bei 100 Geräten und einem Admin: €0,10 pro Gerät/Monat.

Für wen lohnt sich Elephanto?

Elephanto ist speziell für KMU in der DACH-Region gebaut:

• 50–5000 Geräte
• 1–5 IT-Admins
• Microsoft 365 oder Google Workspace im Einsatz
• Intune oder Jamf für MDM
• DSGVO-Compliance als Anforderung

Wenn Sie mindestens eine dieser Punkte bejahen, lohnt sich der 14-tägige kostenlose Test.

Fazit: ITAM für KMU ist keine Frage des ob, sondern des wie

Jedes Unternehmen mit mehr als 20 Geräten und einem Mitarbeiter, der dafür verantwortlich ist, braucht ein strukturiertes IT Asset Management. Die Frage ist nur, welches Tool den besten Nutzen zum günstigsten Preis bietet – und für deutsche KMU klare DSGVO-Konformität mitbringt.

Für IT-Verantwortliche in Unternehmen ist die Tastatur kein Nebensächliches Büromaterial — sie ist das Werkzeug, das täglich am intensivsten genutzt wird. Falsche Wahl: RSI-Beschwerden, Beschaffungsprobleme, Kompatibilitätschaos. Richtige Wahl: weniger Ausfälle, weniger Beschwerden, einfachere Verwaltung in der IT-Inventarliste.

Wir haben 10 Modelle für den Unternehmenseinsatz unter die Lupe genommen — aus IT-Admin-Perspektive: Wireless-Sicherheit, Multi-OS-Support, Volumenpreise und Verwaltbarkeit inklusive.

Schnellübersicht: Die 10 besten Business-Tastaturen im Vergleich

Worauf kommt es bei Business-Tastaturen an?

Privatanwender kaufen nach Tippgefühl und Optik. IT-Administratoren kaufen nach anderen Kriterien:

• Wireless-Sicherheit: Unverschlüsselte 2,4-GHz-Verbindungen sind ein Sicherheitsrisiko. Business-Keyboards nutzen AES-128 oder AES-256 — relevant für DSGVO-konforme Arbeitsplätze.
• Multi-OS-Kompatibilität: Gemischte Windows/macOS/Linux-Umgebungen erfordern Tastaturen, die ohne Treiber auf allen Systemen funktionieren.
• Verwaltbarkeit: Kann die Tastatur zentral per Software deployt und konfiguriert werden? Wichtig bei 50+ Arbeitsplätzen.
• Lautstärke: Für Großraumbüros und Open-Space-Umgebungen ist eine Geräuschentwicklung unter 40 dB Pflicht — mechanische Keyboards mit lauten Switches fallen raus.
• Ergonomie: Laut DGUV-Vorschriften müssen Arbeitgeber ergonomische Arbeitsplätze bereitstellen. Bei RSI-Risiko sind ergonomische Tastaturen keine Option, sondern Pflicht.
• Lebensdauer & Support: Business-Hardware sollte 3–5 Jahre halten. Hersteller mit DACH-Support (Cherry, Logitech) bieten schnellere Garantieabwicklung.

Die 10 besten Tastaturen für Unternehmen im Detail

Weitere empfehlenswerte Modelle

Mechanisch oder Membrantastatur — was ist besser fürs Büro?

Die kurze Antwort: Es kommt auf die Umgebung an.

Empfehlung: Für allgemeine Bürobelegschaft → Membrane/Scissor. Für IT-Admins, Entwickler und Vielschreiber mit eigenem Büro oder Einzelarbeitsplatz → Mechanical (Cherry MX Silent Red, MX2A oder Gateron Brown).

Tastaturen als IT-Asset verwalten — unterschätzte Pflicht

Viele IT-Abteilungen führen Laptops und Monitore sorgfältig im Asset-Inventar, vergessen dabei aber Peripheriegeräte. Das ist ein Fehler — aus mehreren Gründen:

• Offboarding: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen alle ihm zugewiesenen Geräte zurückgegeben werden — auch die Tastatur. Ohne ITAM-Eintrag geht Hardware verloren.
• Garantieverwaltung: Hochwertige Business-Tastaturen haben 2–3 Jahre Garantie. Ohne Kaufdatum und Seriennummer im System verfällt Garantieanspruch unbemerkt.
• Kostenkontrolle: In Unternehmen mit 200 Arbeitsplätzen können unkontrollierte Tastatur-Käufe schnell €5.000–€15.000 pro Jahr kosten — unsichtbar im Budget ohne ITAM.
• DSGVO: Tastaturen, die an Mitarbeiter ausgegeben werden, sind personenbezogene Datenpunkte (Zuweisungshistorie). Diese müssen dokumentiert und bei Austritt gelöscht werden.

FAQ — Häufige Fragen zu Business-Tastaturen

Fazit: Welche Tastatur für Ihr Unternehmen?